En cumplimiento a su deber legal de Tratamiento de Datos Personales e Información (en adelante la “JAN TRAVEL SAS”), tiene como objetivo:
• Implementar las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013 en lo que se refiere exclusivamente a las bases de datos, archivos e información que contenga datos personales susceptibles de tratamiento.
• Propender por hacer efectiva la garantía constitucional de protección a la intimidad personal y familiar de todos los empleados, proveedores y clientes, estableciendo instrumentos y controles de cara a dar un tratamiento adecuado a la información que administra.
La presente política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales JAN TRAVEL S.A.S como responsable de los datos personales obtenidos a través de sus distintos medios, trata la información de todas las personas que en algún momento por razones de la actividad que desarrolla nuestra compañía, hayan suministrado datos personales (en adelante “Titular del dato”).
Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial y/o virtual para la vinculación de cualquier persona o clientes a la compañía
I. Recolección y Almacenamiento de sus datos personales
JAN TRAVEL S.A.S solicitará los datos necesarios para la prestación del servicio, adquisición de productos e interacción con sus empleados y proveedores.
Se ha informado a nuestros empleados, clientes y proveedores que una vez suministrados sus datos personales, de manera voluntaria y libre, serán almacenados en la base de datos pertinentes de acuerdo al servicio o producto adquirido.
Las bases de datos se encuentran en archivos de JAN TRAVEL S.A.S, están protegidos físicamente en un lugar seguro. Sólo personal autorizado puede acceder a él.
II. Tratamiento y finalidad de los datos
El titular del dato registra o entrega su información de manera libre, espontánea y voluntaria, reconoce que ha leído y acepta expresamente los presentes términos y condiciones.
Los datos ingresan a una base de datos que reposa en el archivo general de la compañía. JAN TRAVEL S.A.Squien garantiza que la infraestructura usada es la apropiada para almacenar y manejar de una forma segura y confiable la información de quienes le entregan sus datos personales.
JAN TRAVEL S.A.S. Informará las reglas aplicables al Tratamiento de los Datos Personales que suministren los Colaboradores y solicitará la correspondiente autorización para la aplicación del Tratamiento a sus Datos Personales.
El uso de la información de los empleados para fines diferentes a la administración de la relación contractual, está prohibido en JAN TRAVEL S.A.S El uso diferente de los Datos e información personal de los Colaboradores solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad.
A. Tratamiento De Datos Personales De Colaboradores
Las finalidades del tratamiento de los Datos Personales suministrados por los Colaboradores de la Compañía, son: (i) dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos, (ii) clasificación, almacenamiento, archivo de los Datos Personales, (iii) entrega de la información a terceros encargados de procesos de evaluación, entrenamiento, certificación, y demás procesos requeridos en el desarrollo de la relación contractual, (iv) verificar, comparar, evaluar las competencias laborales y personales de los Colaboradores, (v) en caso de que la Compañía contrate plataformas basadas en tecnología en la nube, los Datos podrán ser transferidos a los países donde se encuentren los centros de Datos del proveedor del servicio, (vi) en caso de utilizar esta tecnología, podrá entregar los Datos Personales al proveedor quién actuará como Encargado del Tratamiento de los mismos, (vii) emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del Dato con la Compañía, (viii) envío de información a cajas de compensación, AFP, ARL, (ix) entrega de Datos Personales a proveedores para programas de bienestar laboral, y (x) envío de información de interés.
JAN TRAVEL S.A.Spodrá consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el empleado se encuentre almacenada en las bases de Datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de Datos comercial o de servicios que permita establecer de manera integral el comportamiento que como proveedor, usuario, Cliente, garante, endosante, contribuyente y/o como titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole.
B. Tratamiento De Datos Personales De Proveedores
JAN TRAVEL S.A.SInformará a los proveedores las políticas aplicables al Tratamiento de los Datos Personales que estos suministren en cumplimiento de la relación contractual y solicitará la correspondiente autorización para la aplicación del Tratamiento a dicha información.
Las finalidades del Tratamiento de los Datos Personales suministrados por los proveedores de la Compañía, son: (i) ordenar, catalogar, clasificar, almacenar y separar la información suministrada por los proveedores para su fácil identificación, (ii) consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el proveedor se encuentre almacenada en las bases de Datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de Datos comercial o de servicios que permita establecer de manera integral el comportamiento que como proveedor, usuario, Cliente, garante, endosante, contribuyente y/o como titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole, (iii) analizar, procesar, evaluar, tratar o comparar la información suministrada por los proveedores, (iv) consultas en las listas para prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo, (v) envío de información de interés y de invitaciones a eventos programados por la Compañía, (vi) dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos, en caso de que Compañía contrate plataformas basadas en tecnología en la nube, los Datos podrán ser transferidos a los países donde se encuentren los centros de Datos del proveedor del servicio, (vii) en caso de utilizar esta tecnología, podrá entregar los Datos Personales al proveedor quién actuará como Encargado del Tratamiento de los mismos, (viii) emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del Dato con la Compañía, y (ix) entrega de los Datos Personales a terceros a quienes se les encargue el Tratamiento de los mismos.
III. Principios para el tratamiento de datos personales
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, se aplicarán los siguientes principios el tratamiento de los datos personales, definidos acorde en la ley:
• a) Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos
• b) Principio de finalidad
• c) Principio de libertad
• d) Principio de veracidad o calidad.
• e) Principio de transparencia
• f) Principio de acceso y circulación restringida
• g) Principio de seguridad
• h) Principio de confidencialidad
IV. Derechos que le asisten al titular de la información
El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a JAN TRAVEL S.A.SEste derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. Puede enviar la solicitud al correo electrónico destinado para este fin gerencia@agenciajantravel.comy solicita realizar la modificación o actualización de datos correspondientes, o la dirección de nuestro establecimiento comercial ubicada CR 29 9 66 , Cali- Valle a nombre Área Administrativa JONATAN JESUS ALVAREZ BALLESTEROS, persona encargada del tratamiento de datos,JAN TRAVEL S.A.S, persona encargada del tratamiento de datos.
b) En caso de presentarse alguna inconsistencia o de no poder realizar el procedimiento de baja o de actualización el titular podrá enviar un mensaje al correo electrónico destinado para este fin gerencia@agenciajantravel.como a la dirección de nuestro establecimiento comercial ubicada en la CR 29 9 66, Cali- Valle a nombre de JONATAN JESUS ALVAREZ BALLESTEROS, persona encargada del tratamiento de datos.
c) manifestando la queja, la cual será atendida dentro de los diez (10) días hábiles y bajo las condiciones que establece el Artículo 21 del Decreto 1377 de 2013.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Ser informado por JAN TRAVEL S.A.S previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
f) Solicitar prueba de la autorización otorgada a la JAN TRAVEL S.A.S.salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581.
g) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías Constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
h) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
V. Deberes deJAN TRAVEL S.A.Sen relación con el tratamiento de los datos personales.
JAN TRAVEL S.A.S. tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.
De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012,JAN TRAVEL S.A.S. se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c) Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos;
d) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012;
e) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
f) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
g) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
h) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
VI. Vigencia de la política de tratamiento de datos personales
La vigencia de la Política de Tratamiento de la información empieza a regir a partir del (02) de enero de 2017 y el período de vigencia de las bases de datos es indefinido.